Cómo apostillar un acta de nacimiento de Estados Unidos sin viajar al…

Puedes apostillar tu acta de nacimiento estadounidense sin poner un pie en el estado donde naciste. Todo se hace por correo: pides una copia certificada a la oficina de registros vitales de ese estado y la envías a la oficina que pone la apostilla, que casi siempre es la Secretaría de Estado de ese mismo estado.

Lo que no se puede hacer es apostillarla donde vives ahora. Si naciste en Nueva York y vives en Florida, la apostilla la pone Nueva York. La oficina de Florida no puede apostillar un acta de otro estado, y mandársela solo te hará perder semanas y dinero de envío.

Por qué la apostilla la pone el estado donde naciste

La apostilla es un certificado que reconoce el Convenio de La Haya de 1961. Confirma que la firma y el sello del funcionario que expidió el acta son auténticos. No verifica lo que dice el acta ni la traduce.

Como el acta la firma un registrador del estado, solo ese estado puede confirmar esa firma. Según la Conferencia de La Haya, en Estados Unidos los documentos estatales los apostilla la autoridad de cada estado, «generalmente» la Secretaría de Estado.

Hay excepciones que conviene conocer. En Georgia la apostilla la emite la Georgia Superior Court Clerks’ Cooperative Authority. En Nueva Jersey, la División de Ingresos (Division of Revenue). En Alaska, Hawái y Utah, la oficina del vicegobernador.

Estados Unidos y República Dominicana forman parte del convenio, así que un acta estadounidense con apostilla sirve en el país sin pasar por el consulado. El convenio entró en vigor para la República Dominicana el 30 de agosto de 2009.

Paso 1: pide una copia certificada al estado donde naciste

La apostilla se pone sobre una copia certificada original emitida por la oficina de registros vitales (vital records) del estado o de la ciudad. Una fotocopia, una copia escaneada o una copia notarizada no sirve. Florida, por ejemplo, prohíbe a sus notarios certificar copias de actas de nacimiento.

Puedes pedirla por internet o por correo desde cualquier lugar. Nueva York y la ciudad de Nueva York usan VitalChek como canal oficial en línea. Busca en la página del departamento de salud de tu estado de nacimiento cuál es su vía en línea antes de pagar en otro sitio.

Al pedirla, di que es para apostillar. Algunos estados te dan entonces una versión distinta: en el estado de Nueva York hay que pedir la versión larga (long form o «vault copy»), y en la ciudad de Nueva York, la versión larga con una carta llamada Letter of Exemplification.

Otro detalle que pocos revisan: quién firmó el acta. Si la expidió una oficina local o del condado, muchas veces la firma primero la tiene que certificar el secretario del condado (County Clerk) antes de ir a la Secretaría de Estado.

Paso 2: averigua qué oficina apostilla en ese estado

La Conferencia de La Haya publica la lista de autoridades de cada estado. También puedes buscar «apostille» en la página oficial del Secretario de Estado (las terminadas en .gov). Revisa tres cosas: el costo por documento, la dirección postal y a nombre de quién va el pago.

Algunos estados ofrecen un atajo: el propio departamento de salud manda el acta a la Secretaría de Estado. En el estado de Nueva York, si pides el acta por correo, puedes incluir un cheque aparte de $10 para la apostilla y una carta con el país de destino, y te llega ya apostillada.

Paso 3: envía la solicitud por correo

Aunque cada estado tiene su formulario, el paquete suele llevar lo mismo:

El acta certificada original, no una copia.

El formulario o una carta de solicitud con tus datos y el país donde vas a usar el documento. Nueva York, Massachusetts y Pensilvania lo piden, porque ese dato define si te dan apostilla o un certificado de autenticación.

El pago, casi siempre con cheque o money order a nombre exacto de la oficina. Florida no acepta efectivo ni tarjetas; Nueva York acepta tarjeta de crédito en el formulario enviado por correo.

Un sobre de regreso con sello o una guía prepagada (FedEx, UPS) con tu nombre y dirección. Sin él, el documento puede quedarse esperando.

Usa un servicio con número de rastreo y guarda una copia escaneada de todo antes de enviarlo. Si se pierde el sobre, tendrás que pedir otra acta y empezar de cero.

Costos y direcciones en Nueva York, Nueva Jersey, Florida, Massachusetts y Pensilvania

Son los estados donde vive buena parte de la comunidad dominicana. Estos datos oficiales se consultaron en octubre de 2026. Las tarifas del acta en sí se pagan aparte, al departamento de salud.

Estado de Nueva York (fuera de la ciudad). La apostilla cuesta $10 por documento. Se envía a NYS Department of State, Division of Licensing Services, Apostille and Authentication Unit, PO Box 22001, Albany, NY 12201-2001. Las actas firmadas por el Departamento de Salud del estado no necesitan certificación del condado; las de oficinas locales, sí.

Ciudad de Nueva York. Son tres pasos. Pides la versión larga con Letter of Exemplification al Departamento de Salud de la ciudad ($15 por copia, más cargos de procesamiento). Luego la certifica el County Clerk de Manhattan, en el 60 de Centre Street, por $3; acepta correo con sobre de regreso y money order, no cheques personales. Al final, la apostilla de $10 en Albany.

Nueva Jersey. Pide el acta a la Oficina de Estadísticas Vitales y Registro e indica que la necesitas para apostilla. La apostilla la emite la División de Ingresos (DORES), Notary Unit, PO Box 452, Trenton, NJ 08646, y cuesta $25. Nueva Jersey no apostilla actas de otros estados.

Florida. El acta debe llevar la firma del State Registrar, sea de la Oficina de Estadísticas Vitales o de un departamento de salud del condado. Se envía a la División de Corporaciones, 2415 N. Monroe Street, Suite 810, Tallahassee, FL 32303. Cuesta $10, con cheque o money order a nombre de «Florida Department of State». No hay servicio urgente.

Massachusetts. La oficina del Secretario del Commonwealth cobra $6 por documento. Por correo tarda de dos a tres semanas; el cheque va a nombre de «Commonwealth of Massachusetts», con sobre de regreso prepagado y el país de destino. En persona se hace en One Ashburton Place, Room 1719, Boston.

Pensilvania. Cobra $15 por documento y procesa el correo en cinco a siete días hábiles desde que lo recibe, sin contar el envío. La dirección es North Office Building, 401 North Street, Room 201, Harrisburg, PA 17120. El pago va a nombre de «Commonwealth of Pennsylvania».

Si vives en República Dominicana

El trámite es el mismo, pero hay dos obstáculos prácticos. El primero es el pago: varios estados solo aceptan cheques o money orders de un banco estadounidense. El segundo es el regreso del documento: un sobre con sello tiene que llevar estampillas de Estados Unidos.

La salida más común es que un familiar en Estados Unidos haga el envío y reciba el documento, o pagar una guía de courier internacional prepagada si la oficina la acepta. Antes de mandar nada, llama o escribe a la oficina del estado y pregunta cómo aceptan pagos desde el exterior.

Si el acta es para inscribir en la Junta Central Electoral (JCE) a un hijo nacido en Estados Unidos, la JCE pide el acta apostillada, en original y actualizada, más una traducción al español legalizada. Lo explicamos completo en nuestra guía para registrar en República Dominicana a un hijo nacido en Estados Unidos.

Cuándo conviene una agencia de apostillas

Las empresas privadas de apostillas no emiten nada: llevan tu documento a la misma oficina del estado y cobran por la gestión. Pueden ahorrarte tiempo si el estado está lejos, si necesitas el documento con urgencia o si no puedes pagar con cheque estadounidense.

Si contratas una, pregunta cuánto cobra aparte de la tarifa oficial, cómo te devuelve el original y si incluye rastreo. Desconfía de quien ofrezca apostillar una copia notarizada de tu acta para usarla en un trámite civil: la JCE pide el acta original apostillada.

Errores frecuentes que hacen rechazar la solicitud

Enviarla al estado donde vives. Es el error más común. Solo apostilla el estado que emitió el acta.

Mandar una fotocopia o el certificado del hospital. El recuerdo que entrega el hospital al nacer el bebé no es un acta oficial; la emite la oficina de registros vitales.

Saltarse la certificación del condado. En la ciudad de Nueva York, sin la Letter of Exemplification y el sello del County Clerk, Albany no apostilla.

Pagar mal. Un cheque personal donde piden money order, o el nombre del beneficiario incompleto, basta para que devuelvan todo.

No decir el país de destino. Sin ese dato, la oficina no sabe si emitir apostilla o un certificado de autenticación.

Confundir apostilla con traducción. La apostilla no traduce el acta. Si el país de destino pide el documento en español, la traducción es otro trámite. Aquí explicamos cómo funcionan las traducciones certificadas.

Acta estatal, acta consular y apostilla dominicana no son lo mismo

El acta de nacimiento estatal es la que se pide en el estado donde naciste, y la apostilla la pone ese estado. Si naciste fuera de Estados Unidos de padres estadounidenses y tienes un Consular Report of Birth Abroad, la apostilla la emite el Departamento de Estado federal, no un estado.

Y si el documento es dominicano y lo vas a usar en Estados Unidos, el camino es el inverso: la apostilla la da el Ministerio de Relaciones Exteriores (MIREX). Para ese caso, lee cómo apostillar documentos dominicanos para usarlos en Estados Unidos.

Preguntas frecuentes

¿Puede apostillar mi acta el consulado dominicano en Estados Unidos?

No. Los consulados no apostillan documentos estadounidenses. La JCE pide que el acta llegue apostillada por la autoridad del país donde se emitió; la legalización consular solo aplica a países que no son parte del Convenio de La Haya.

¿Cuánto tarda todo el proceso por correo?

Depende de dos esperas: la del acta y la de la apostilla. En Pensilvania la apostilla tarda de cinco a siete días hábiles y en Massachusetts de dos a tres semanas, más el correo de ida y vuelta. Como referencia, si todavía no tienes el acta, cuenta con varias semanas en total.

¿Puedo apostillar el acta que ya tengo guardada?

Sí, si es una copia certificada original y la firma del registrador se puede verificar. Pero quien la recibe puede pedir que sea reciente: la JCE, por ejemplo, la pide «actualizada». Si la tuya tiene años, pedir una nueva suele evitar rechazos.

¿Qué pasa si el país donde la voy a usar no forma parte del Convenio de La Haya?

Entonces no recibes apostilla sino un certificado de autenticación, y después el documento debe legalizarse en la embajada o el consulado de ese país. Pregunta al consulado del país de destino qué pasos exige.

¿Puedo pedir el acta de otra persona para apostillarla?

Depende del estado. En la ciudad de Nueva York, por ejemplo, la pueden pedir la persona registrada si es mayor de 18 años y sus padres si aparecen en el acta. Revisa quién califica en el estado de nacimiento.